Na última semana, um síndico foi denunciado pelos moradores de um condomínio em Farroupilha no Rio Grande do Sul (RS) por montar um serviço clandestino de fornecimento de água. No condomínio Alvorada I, o síndico criou uma empresa no nome da esposa, a qual ele administrava, e cobrava uma taxa para o fornecimento clandestino de água de poços artesianos.

Para evitar que condôminos e moradores passem por situações como essa, um programa de compliance e as auditorias em condomínios residenciais podem oferecer mais segurança e prevenir casos como o ocorrido em Farroupilha. Ou seja, é uma alternativa para otimizar o dia a dia do síndico e seguir, não só as regras dos condomínios, mas também as leis.

Segundo Cláudio Marson, head de consultoria empresarial e auditoria no Grupo IAUDIT – empresa especializada em tecnologia, auditoria e consultoria empresarial com mais de 20 anos no mercado – , fraudes como essas podem causar grandes prejuízos para os condomínios.

“Ao realizar uma auditoria preventiva mensalmente, seria possível detectar e sinalizar ao corpo de conselheiros o problema em vigência. Além da auditoria preventiva conseguir detectar o problema, o ideal é que os condomínios possuam uma assessoria no que diz respeito à compliance e implementação de boas práticas, de modo a evitar que fatos como este possam acontecer”, explica o especialista.

Um programa de compliance é estruturado com um canal de denúncias, background check – checagem de antecedentes de colaboradores e prestadores de serviços – e auditorias preventivas. Sendo assim, é uma forma de garantir que os condomínios estejam em conformidade com as leis e prevenindo que fraudes aconteçam.

Além disso, dar mais autonomia para conselhos e comitês de condôminos é essencial para a convivência e o bom funcionamento de qualquer empreendimento. Porém, também existem desafios na hora de implementar o compliance em condomínios residenciais.

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Crédito: Ricardo Matsukawa

Quais os desafios o compliance enfrenta em condomínios?

Inicialmente, de acordo com Cláudio Marson, nem todos os condomínios realizam a auditoria preventiva/mensal, como deveria acontecer. Como o próprio nome já diz, a auditoria preventiva serve para prevenir que erros ou até mesmo crimes, intencionais ou não, sejam levados adiante mês a mês, às vezes até durante anos.

“O principal desafio é convencer um grupo de moradores, que muitas vezes pensam diferente e possuem prioridades diferentes, rumo ao entendimento de que quando implementamos um programa de compliance, além da conformidade com as leis, estamos também auxiliando a reduzir custos e aumentando as receitas do condomínio. Por consequência, gerando uma melhora significativa no caixa e na estrutura e serviços do condomínio”, comenta Marson.

Existem algumas etapas que podem ser seguidas para adotar boas práticas em condomínios residenciais, a primeira, por exemplo, é a aprovação integral ou parcial de um programa de compliance na assembleia condominial.

Logo após isso, uma equipe de especialistas inicia o processo de estudo das pastas e, em uma segunda etapa, inicia o processo de planejamento para implantação do serviço contratado, seja ele um programa de compliance completo, ou somente o canal de denúncias, auditoria preventiva ou a checagem de antecedentes. Dessas etapas, o canal de denúncias é essencial

“Com certeza, o canal de denúncias é um dos pilares de um programa de compliance, além de ser uma forma de passar mais confiança para que os moradores e terceiros possam denunciar qualquer irregularidade de forma anônima ou não. O serviço possui a opção de anonimato nos relatos”, exemplifica o especialista.

No entanto, a auditoria preventiva é a melhor opção para se antecipar a qualquer desvio de conduta ou problema que venha a acontecer, segundo Marson. Com as auditorias sendo feitas mês a mês, é mais difícil que algum problema aconteça em relação a fraudes ou desvios de conduta e, em caso de acontecer, esta auditoria detecta muito mais rápido do que uma auditoria anual.

“Com a auditoria sendo feita mensalmente e um programa de compliance, é possível prevenir fraudes, desvios de conduta e ética, abusos, importunação dentro do condomínio, roubos, assédios, entre outras situações”, finaliza ele.