Após dois anos de pandemia, as convenções empresariais estão voltando com força total no mundo dos negócios. “Organizações dos mais diversos segmentos e portes sabem que uma convenção é imprescindível para alinhar objetivos, destacar conquistas e traçar os rumos da empresa”, afirma Silvio Sallowicz, CEO da Duo & Ecco, referência em viagens de incentivo, eventos e campanhas para o setor corporativo.

Para uma convenção ser bem sucedida, é fundamental que haja um planejamento cuidadoso. Veja, a seguir, dicas de Silvio Sallowicz para um evento memorável:

1.Organize uma agenda e preze pela antecedência. “O principal objetivo da convenção é inspirar as pessoas e expandir seus horizontes, e,  para isso, é preciso conhecer bem os participantes do seu evento”, reforça o especialista. “É importante entender quais são as expectativas dos colaboradores, quais ações poderiam ajudá-los, esclarecendo também as principais dúvidas deles sobre os rumos da empresa”, diz. Para isso, O CEO recomenda definir, além do cronograma diário de cada dia do encontro, o tipo de programação, bem como seu público. Exemplo: pondere se todos deverão participar de todas as palestras e atividades ou se estas vão ser executadas simultaneamente e as pessoas poderão escolher quais desejam participar. “Cada detalhe conta para o resultado final da convenção, por isso, é interessante preparar a agenda com antecedência, cerca de quatro a seis meses antes, a depender do porte do evento”, orienta Sallowicz.

2.Procure fazer em um hotel. Sallowicz destaca que os hotéis são excelentes escolhas para as convenções. “Muitos hotéis têm áreas de conferência com todas as comodidades necessárias, como projetores e sistemas de som”, diz ele. “Além disso, a equipe do hotel pode cuidar de toda a logística, como alimentação e acomodação, o que permite que o time empresarial fique concentrado exclusivamente na programação do evento”, completa. No mais, os hotéis também permitem que você escolha entre uma variedade de espaços para realizar as conferências. “É possível realizar a realizar a reunião em espaços fechados ou até mesmo ao ar livre, se o tempo estiver bom. Assim, tudo fica mais animado”, diz Silvio.

3.Defina quais serão os palestrantes e personalidades envolvidos nas atividades. Um dos passos mais importantes é criar uma lista com nomes de palestrantes ou personalidades para a sua convenção, levando em conta relevância, expertise e credibilidade no mercado. Todos eles devem estar alinhados com os objetivos da empresa e intenções da convenção. “Uma escolha cuidadosa é importante porque esses nomes conseguirão atrair e interessar ainda mais os participantes, transmitindo conteúdos ricos e motivacionais ou propiciando experiências poderosas para criar conexão com o seu público”, afirma Sallowicz.

4.Tenha as bonificações em vista. Por mais que as convenções sejam encontros profissionais, é importante entender que elas também servem para descontrair e fortalecer os laços de pertencimento entre colaboradores. São ocasiões favoráveis para premiações, brindes e certificados, que são importantes incentivos para o time. “Uma convenção de sucesso deve encantar e surpreender os convidados”, explica Sallowicz.

5. Divulgue a conferência amplamente. A convenção deve ser divulgada de forma clara e objetiva entre os convidados. Se o comparecimento for obrigatório – como, por exemplo, uma reunião motivacional para a força de vendas – o departamento de marketing terá o papel de animar e motivar os participantes. Se não houver obrigatoriedade (como acontece em lançamento de produtos, por exemplo), o marketing deverá criar estratégias que estimulem o engajamento entre os colaboradores. “E na hora de divulgar o evento, vale utilizar diversos canais internos de comunicação, como email marketing, redes sociais, boletins informativos, quanto mais canais, melhor”, diz Sallowicz.